GESTÃO DO TEMPO: um guia para te fazer aproveitar cada segundo

Não seria exagero falar que, a cada dia que passa, parece que nossa gestão do tempo nas 24 horas estão cada vez mais resumidas em menos.

Gerir nossas horas não serve de nada se o seu intuito é ter apenas um dia de 48 horas para passar mais tempo ocupado. Esqueça isso!

O que vai realmente fazer diferença na sua vida é mudar tudo o que tem feito até agora para gerenciar o tempo que você tem.

Você tem objetivos, certo? Então para conquistá-los, algumas mudanças fundamentais precisam ser feitas.

1. O que é gestão do tempo

Antes de mais nada, como vai a sua gestão do tempo?

Se você não tem ideia de como sua rotina virou uma bagunça de acúmulo de tarefas e falta de tempo para realiza-las, significa que a sua gestão do tempo precisa de ajuda.

Para entender do que se trata, pense na gestão do tempo como um processo. Mas não é um processo qualquer.

É o meio pelo qual você irá direcionar as suas atividades ao longo do tempo, ou seja:

• como irá organizar e planejar o uso desse tempo.

E mais importante ainda:

• quanto tempo irá gastar em cada atividade específica.

Com isso em mente, dá para entender que uma boa gestão do tempo permite que você trabalhe de forma inteligente nas suas atividades sem que precise sacrificar coisas em função de outras.

Como assim sacrificar?

Bom, se você respondeu na pergunta inicial desse tópico que a sua gestão do tempo está doente e necessitada de cuidados, o primeiro passo foi dado.

Então, quer dizer que você já tem consciência da dificuldade que é dar conta das suas tarefas ao longo de um único dia.

Sempre tem alguma coisa que acaba na frente de outra. E não é isso o que você quer, nem eu.

2. Por que me preocupar com a gestão do tempo?

Porque uma péssima gestão do tempo ou a falta dela causa problemas que vão afetar todos os aspectos da sua vida. Parece exagero? Acredite, não é!

Não é à toa que o assunto é tão abordado em páginas dedicadas a empreendedores, empresas e administradores.

O tempo, quando mal utilizado, afeta as bases de uma instituição.

Mas essa instituição também pode ser você. Se uma empresa cai no caos e todos os colaboradores, finanças e projetos saem do controle, o que pode acontecer com a sua vida?

Como vê, a gestão do tempo não vale só para o âmbito profissional, mas sim para uma vida inteira, independente da área que escolhemos melhorar.

3. Efeitos negativos da gestão do tempo ineficiente

Pense em causa e efeito. A gestão do tempo ineficiente só produzirá efeitos negativos, porque falta planejamento, organização e controle na condução das atividades.

Para dar uma visão mais ampla, alguns aspectos serão abordados:

• trabalho, família, vida social, estudos e saúde física e mental.

O primeiro é o trabalho, porque é o que mais influencia todos os outros.

No trabalho:

Esse é o aspecto onde a falta de tempo é mais evidente e o terror dos profissionais. Todos querem saber como conduzir uma gestão do tempo eficiente, lançam metas.

Mas, na prática, descobrem que não conseguem. E o que acontece?

1 – Perda dos prazos

Perder os prazos é a ponta do iceberg. Com o tempo os atrasos começam a aparecer e, consequentemente, as falhas no cumprimento das expectativas e metas.

As tarefas são terminadas no último minuto. Você se vê na correria de apagar incêndios e lidar com o caos.

2 – Qualidade do trabalho comprometida

A qualidade do trabalho sofre com a gestão do tempo ineficiente.

Tarefas feitas com pressa, focadas apenas na entrega ou no lucro, feitas de última hora, sem o tempo necessário para um desenvolvimento adequado.

3 – Desatenção e falta de tempo para corrigir erros

Geralmente é o resultado que mostrará que erros foram cometidos.

Os profissionais não tiveram tempo suficiente para detectar problemas e resolvê-los. Ninguém considerou deixar espaço para ajustes de última hora.

4 – Perda de tempo com distrações

Completar tarefas importantes e distrações são duas ações que não combinam.

Mas sem uma gestão do tempo eficiente, os profissionais não conseguem se focar nas prioridades, fazem de tudo um pouco ao mesmo tempo.

Na família:

A família também sofre com a sua falta de tempo. Os problemas que a gestão do tempo causou no trabalho afetam diretamente a rotina em casa.

1 – Pouco tempo com a família

Os horários livres foram trocados por mais trabalho. Aquilo que não foi feito na empresa, acabará feito em casa. Pouca atenção para os filhos e raríssimos jantares com os pais.

2 – Domingo não é mais um dia neutro

Se domingo era o seu único dia para descansar e estar com a família, esquece. O trabalho invade esse espaço livre também.

3 – Promessas descumpridas

Cada vez mais, você encontra dificuldade para se comprometer com os familiares e amigos. Você só consegue fazer uma coisa em detrimento da outra.

Mesmo as promessas pessoais, como: “No próximo mês eu vou visitar aquele amigo”, “eu vou tirar férias em breve”.

Nada disso realmente irá acontecer porque você não tem controle sobre o seu tempo.

5 – Faxina e compras só no desespero

A faxina só será feita quando for impossível conviver com a bagunça da casa.

Com as compras a mesma coisa, quando o armário e a geladeira já estão vazios e você não pode mais viver de lanches comprados ou pão com queijo.

Vida social:

Se vida social se tornou algo desconhecido para você, então a sua gestão do tempo está mesmo ineficiente.

Diferente de poder sair e não querer, nesse caso, você realmente não tem tempo para se divertir.

E o cansaço causado pela forma como direciona a sua rotina faz com que você simplesmente prefira não fazer nada quando finalmente tem um tempo livre.

Nos estudos:

O modo como você conduz seus estudos refletirá nos resultados que terá, causa e efeito é um conceito infalível.

Pouca dedicação aos estudos, notas vermelhas, livros acumulados, trabalhos com pouca qualidade, sempre na correria para recuperar nota, entregas no último minuto. Parece familiar?

Método Pomodoro: estude APRENDENDO de verdade

Saúde física e mental:

Quando a vida anda conturbada e alguns aspectos tem mais atenção do que outros, o corpo e a mente são afetados no processo.

• Alimentação ruim decorrente de pouco tempo dedicado a comer direito entre as atividades.
• Estresse pela pressão do trabalho, dos estudos e da família.
• Dificuldade em fazer exercícios físicos e seguir recomendações médicas.
• Mau humor e desmotivação constantes.
• Cansaço físico e mental.

4. Inimigos da gestão do tempo

Muitas são as causas inimigas da gestão do tempo e se você quer acabar com os efeitos negativos, precisa primeiro reconhece-los para ser capaz de combater cada um deles.

A procrastinação

A procrastinação ocorre de uma maneira muito simples:

Você deveria estar focado em algo nesse exato momento, mas a sua atenção é direcionada para qualquer outra coisa mais fácil, divertida ou interessante.

A gestão do tempo sofre apunhaladas silenciosas com esse ato de adiar e prorrogar.

Uma vez que você decidiu deixar uma tarefa para depois, quando finalmente tiver que retomar o que foi abandonado, vem a culpa e as consequências negativas:

pouco tempo para fazer,

1. Estresse,
2. Ansiedade,
3. Pressão,
4. Baixo desempenho,
5. Falha em completar seus projetos.

A procrastinação atrapalha tanto cumprir atividades de curto prazo quanto de longo prazo.

Não importa se a meta é escrever um livro ou estudar para uma prova, o hábito de adiar sempre sabota as pessoas de darem o seu máximo potencial.

Dificuldade em dizer não

A gestão do tempo depende da sua capacidade de dizer não quando é necessário.

Pessoas e situações surgem a todo momento com uma pilha de pedidos e se você não estiver comprometido com os seus objetivos e prioridades, ficará preso a projetos e compromissos que vão tomar seu tempo e sua energia.

A pior coisa é dizer sim quando você quer dizer não.

Sentimento de culpa, pressão moral e excesso de atividades são apenas algumas das consequências.

Concordar muito rápido e não considerar seu tempo e disposição no longo prazo também influenciam a dificuldade de dizer não.

10 consequências NEGATIVAS relacionadas à dificuldade de dizer não

Não ter autodisciplina

Não importa o tamanho da sua motivação, se você desanimar, o que vai fazer você ir adiante mesmo quando não está com vontade de fazer algo?

• Autodisciplina!

É a habilidade de dizer a você mesmo o que fazer, quando fazer e como fazer para chegar aos resultados que deseja.

Esse é um controle sobre a pessoa que realiza as ações e por isso a gestão do tempo pode ou não ser eficiente.

Se você não tem autodisciplina para ter controle absoluto sobre as suas ações, já sabe quais serão os resultados.

Zona de conforto

O que dizer sobre esse lugar familiar, seguro e muitas vezes confortável?

A zona de conforto é o ambiente não físico onde você se sente seguro, não precisa enfrentar o desconhecido e não realiza grandes mudanças para não desestabilizar a estrutura com a qual você está acostumado.

Se você parar para pensar na gestão do tempo, o que você tem feito até agora é resultado da sua zona de conforto (inclusive a procrastinação).

10 sinais de que sua ZONA DE CONFORTO destrói seu desenvolvimento pessoal

Não delegar tarefas

Esse é um dos hábitos que resulta em acúmulo de função, tarefas e muito estresse. Não é porque você está ocupado que é uma pessoa eficiente.

Não delegar tarefas é um grande erro na gestão do tempo, porque você concentra seu foco e esforço sozinho em vez de contar com o apoio de pessoas que podem ajudar.

No trabalho, o “só eu sei fazer” ou “ninguém é bom o suficiente” aparece com frequência. Não caia nessa armadilha.

Não dar prioridade ao que realmente importa

No dia a dia, aquilo que você considera como prioridade direciona como você conduz o seu tempo, bem como a falta dele.

Aposto que você já ouviu muito por aí que não é falta de tempo e sim de prioridades. Uma verdade.

Se você dedica pouco ou nenhuma atenção em determinado ponto, certamente não é importante o suficiente.

Então qualquer distração afasta você de estudar, de cuidar melhor da saúde, de começar aquele projeto…

Um exemplo impactante para gerir o tempo melhor:

Em uma entrevista para a TV Unip, o filósofo Mário Sérgio Cortella falou que tempo é uma questão de prioridade e observou que muitas vezes, precisamos levar um susto para priorizar algo.

E nada melhor do que citar algo, não é mesmo? Um exemplo que ele deu foi o da pessoa que muda os hábitos depois de enfartar.

Será que precisamos de uma consequência negativa para aprender a dar prioridade? Às vezes sim. Confira a entrevista:

Falta de foco

Se você foca no que é preciso fazer, nas suas prioridades, então é capaz de gastar seu tempo de forma efetiva.

Do mesmo modo, dispersar com facilidade e se envolver em outras questões só afasta você da gestão do tempo eficiente.

É comum que o desempenho seja afetado pela falta de foco, muita coisa acontece a sua volta e você não consegue dedicar tempo de qualidade às suas atividades.

Falhar em fazer e seguir listas de tarefas

Não reconhecer o poder de uma lista de tarefas é perder uma oportunidade de organização.

Quando você perde de vista o que tem que fazer com frequência, é porque não tem uma ferramenta de produtividade a mão.

Uma lista de tarefas ajuda a concentrar seus esforços ao que é mais importante primeiro.

Não lançar objetivos de longo prazo

Você não pode só considerar o que é imediato e fácil na sua gestão do tempo.

Os objetivos permitem uma visão mais abrangente, dão base para você agir, mostram quais são suas prioridades, os recursos que precisa para chegar lá, o caminho que deve seguir, como vai gastar seu tempo, o que é distração e o que não vale a pena direcionar esforço.

Se você não tem em mente como quer estar pessoal e profissionalmente daqui uns anos, está na hora de escrever seus objetivos e começar a lutar por eles.

Não conseguir gerenciar distrações

Começa com os e-mails, os telefonemas, pessoas que chamam você a todo instante, notificações de mídias sociais…

É perturbador, mas no dia a dia, essas distrações se infiltram por entre as suas tarefas e quando você menos espera, já perdeu completamente o controle do seu tempo.

Lembra da dificuldade de dizer não?

Ela também está envolvida com esse inimigo da gestão do tempo, porque você não barra o que atrapalha e prejudica o seu foco, mesmo que seja um colega de trabalho com um pedido que ele considera importante.

Não parar para respirar

Você precisa parar e dar um descanso para a sua mente e o seu corpo algumas vezes ao longo do dia.

Forçar as suas forças até o último segundo por causa de prazos apertados não faz bem para o seu desempenho.

Sem recarregar as energias para dar um novo começo nas suas tarefas, você não consegue dar o seu melhor.

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Se você quer ser realmente produtivo, esses inimigos da gestão do tempo devem sair de cena para dar espaço às ações que farão a diferença no seu dia a dia. Mas sem crise, afinal:

Administrar as suas atividades não deve ser outro problema para você lidar.

5. Benefícios da Gestão do tempo

Os tópicos anteriores já mostram por si só a importância da gestão do tempo.

Por outro lado, quando você consegue se colocar no controle total do seu tempo e se dedicar ao que realmente importa, os benefícios fazem diferença na sua vida como um todo:

> Maior produtividade e eficiência: o tempo dedicado aos esforços que levarão você a grandes realizações, mesmo que seja um degrau de cada vez.

> Menos estresse: o terror de qualquer pessoa sobrecarregada. A gestão do tempo permite que você dê atenção às coisas certas e afaste o que não agrega valor, como distrações.

> Em dia com as suas responsabilidades: como o tempo foi bem definido entre as suas atividades, você consegue fazer tudo o que precisa, tem menos surpresas, evita prazos apertados e menos correria de uma tarefa a outra.

> Menos retrabalho: uma vez que você está em dia com as suas responsabilidades, comete menos erros, tem mais tempo para se dedicar ao desenvolvimento de projetos e não se frustra com a necessidade de retrabalho.

> Mais realização de objetivos importantes e projetos de vida: não adianta querer chegar a algum lugar sem planejar e se organizar e é isso que a gestão do tempo proporciona.

> Mais é feito no tempo que você determina: use o tempo com sabedoria, diria minha mãe, e é um conselho muito prático. A produtividade depende de como você lida com o tempo. Fazer o que precisa e se colocar em ação garante excelentes resultados.

> Mais tempo livre: a gestão do tempo é responsável pelo modo como você planeja e organiza as horas do seu dia. Atender as prioridades também significa ter tempo livre para os projetos pessoais e ficar com a família.

> Mais tempo concentrado no que realmente importa: ao obter o controle do seu tempo, você sabe exatamente quais são as suas batalhas e os resultados que obterá dos seus esforços. Assim é mais fácil visualizar o futuro e o seu ponto de chegada.

> A sua vida fica mais fácil: porque a gestão do tempo está nas suas mãos. Você corre mais contra o relógio, é capaz de usar as horas que tem da melhor maneira para concretizar os seus objetivos e cumprir a sua lista de tarefas.

Todas as áreas da sua vida ganham com a gestão do tempo: o objetivo de administrar o tempo é justamente esse, desenvolver cada área da sua vida de uma maneira satisfatória. E só com dedicação verdadeira é possível fazer isso sem sacrifícios.

6. Por onde começar a gestão de tempo?

Agora que você chegou até aqui, deve querer saber por onde começar. Não é preciso fazer nada de outro mundo. Vamos manter o toque simples.

Aqui vão algumas dicas para ajuda você a desenvolver a sua gestão do tempo. Mas lembre-se: não será fácil, você precisa se esforçar, veja:

Listas de tarefas importantes

Use a melhor maneira de criar listas para você: planners semanais ou diários, agendas, cadernetas, quadros de avisos, listas onlines, calendários…

Seja qual for o meio escolhido, escreva quais são as suas tarefas importantes e crie o hábito de consultar para se manter em dia com as suas prioridades do dia.

Determine quais são os seus objetivos de longo prazo

É importante considerar que algumas coisas vão levar tempo e exigirão paciência da sua parte para chegar ao resultado que deseja.

Determinar quais são seus objetivos de longo prazo é uma maneira de saber quanto do seu tempo terá que dedicar.

Se você tiver que separar uma hora por dia para aprender algo novo, poderá incluir essa atividade na sua lista de tarefas importantes.

Lance metas realistas

Um erro aqui é querer dar um passo maior do que a perna. Então não se force a realizar em um tempo curto quando sabe que precisará de mais tempo.

Vá com calma, comece, mantenha-se no caminho que escolheu e comprometa-se a ir até o fim.

Comece a gestão do tempo logo cedo

O dia rende mais quando você cria uma rotina produtiva logo pela manhã. Acordar cedo, se preparar para o trabalho com calma, se alimentar direito, meditar, desenvolver alguma habilidade, ler.

Simplesmente não há restrição para o quão produtiva a sua manhã pode ser. Não perca a oportunidade de ganhar abastecer a sua energia e se preparar para o dia a frente.

Lembre-se das pausas

Não passe muito tempo sem comer, não pule as refeições mais importantes do dia, levante-se um pouco depois de algum tempo focado no trabalho.

Não force demais a sua mente.

Sem essas pausas para refrescar as ideias e aliviar a tensão, o cansaço se abate, o bloqueio criativo pode surgir e o seu rendimento cai.

• Então não se sobrecarregue e respeite o seu limite físico e mental.

Sim, diga não!

Não aceite tarefas e compromissos que podem ocupar seu tempo de uma maneira que irá atrapalhar a sua dedicação as suas prioridades.

Dica não educadamente e explique o motivo de não poder ajudar. Mas evite se desculpar demais.

Pense um pouco antes de aceitar um pedido, isso salvará você de dizer sim rápido demais e se arrepender depois. Não sacrifique seus projetos para se envolver no projeto dos outros.

Se concentre em uma coisa de cada vez

Não adianta abrir vários projetos no computador e desejar fazer todos de uma vez. Concentre suas forças por ondem de prioridade.

Você se lembra da sua lista de tarefas? Elas ajudam a conduzir suas atividades de forma mais eficiente.

Delegue mais

Peça ajuda, aceite o apoio dos seus colaboradores e colegas. Não acumule funções e tarefas quando pode contar com outras pessoas para desenvolver resultados melhores.

Veja o que você não pode fazer e encontre quem pode ajudar.

Autodisciplina e foco na gestão de tempo

Tenha em mente o que é importante, empreenda ações correspondentes e não deixe que as distrações atrapalhem.

A autodisciplina e o foco vão levar você ao seu destino:

• realizações de curto, médio e longo prazo.

A gestão do tempo não é tão complicada, porque depende apenas de você para que dê certo. Trabalhe nas suas certezas!

O que você quer em cada aspecto da sua vida? Visualize o caminho que terá que percorrer e se foque nele, não tenho dúvidas de que terá sucesso.

Cuidado com as multitarefas

“Esqueça a multitarefa, tente monotarefa” é o nome da palestra do designer e educador Paolo Cardini no Ted Talks. Ele questiona o quão eficiente é o nosso mundo multitarefa.

Um exemplo de Cardini é a tentativa de cozinhar enquanto fala ao telefone, responde e-mail, SMS e ainda posta a foto da comida nas mídias sociais.

E se você considerar a realidade em que vive, questiona o designer:

“Quando foi a última vez que você desfrutou da voz de seu amigo?”

Se você já se pegou distraído durante uma conversa porque digitava no celular, ou fazia qualquer outra coisa, sabe a resposta para essa pergunta.

Ele incentiva então a considerar a monotarefa ou ainda a desligar todos os seus sentidos digitais. “Encontre o seu lugar monotarefa dentro de um mundo multitarefa.”

Confira o vídeo (ative legendas em português):

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Esperamos de coração que essas dicas possam te ajudar a gerir melhor o seu tempo e te fazer usufruir as melhores coisas da vida.

O que você aprendeu hoje?

1. O que é gestão do tempo
2. Por que você deveria se preocupar com a gestão do tempo?
3. Efeitos negativos da gestão do tempo ineficiente
4. Inimigos da gestão do tempo
5. Benefícios da Gestão do tempo
6. Por onde começar?

Você tem o potencial para realizar a gestão do tempo e vivenciar as experiências que deseja com qualidade. Comece hoje!

Escrito por

Amanda Ferraz

Analista de SEO e editora do Awebic e Receitinhas. Escrevendo desde sempre, formada em jornalismo, fotógrafa por hobby, dando as caras na centraldoleitor.com, apaixonada por gatos, café e Harry Potter; Amandinha é leitora fissurada e estudante ininterrupta antes de qualquer coisa.